دستورالعمل ح�?اظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی

شماره۱۶۱۶۲/۸۵/۱

۱۳۸۵/۸/۳۰

رئيس محترم هيات مديره و مديرعامل روزنامه رسمي كشور

به پيوست يك نسخه دستورالعمل حفاظت از اسناد و اطلاعات و ادله پرونده‌هاي قضايي سال ۱۳۸۵ شامل ۱ مقدمه و ۳۳ ماده و ۳ تبصره كه در تاريخ۲۱/۸/۱۳۸۵ به تصويب رياست محترم قوه قضاييه رسيده، جهت درج در روزنامه رسمي ارسال مي‌گردد.

دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌هاي قضايي

مقدمه:

برابر اصل ۱۵۹(۱) قانون اساسي، دادگستري مرجع رسمي رسيدگي به تظلمات و شكايات است و در عصر حاضر، رايجترين شكل رسيدگي به تظلمات و شكايات در قالب اسناد، اعم از رسمي، عادي و دولتي و غيردولتي صورت مي‌گيرد. خصوصاً جايگاه و نقشي كه اسناد در نزد مراجع قضايي دارند، امر نگهداري صحيح و حفاظت از آنها، اهميتي مضاعف پيدا مي‌كند. براين اساس بر مسوولان، مديران، قضات و كارمندان قوه قضائيه كه به نحوي به اسناد و اطلاعات پرونده‌هاي قضائي دسترسي دارند، لازم است تا در هر شرايطي در حفظ آنها دقت و تلاش كنند. رعايت مقررات مذكور در هر يك از مراكز قوه قضائيه يا محاكم قضايي موجب صيانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقيقي و حقوقي خواهدبود. هدف از تهيه اين دستورالعمل، ايجاد وحدت رويه به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، جلوگيري از سرقت يا فقدان اسناد و مدارك و دسترسي غيرمجاز افراد و عدم انتشار و افشاي اسرار پرونده‌هاي قضايي در جهت حفظ حقوق اشخاص است.

فصل اول اقدامات و تدابير حفاظتي پيرامون اسناد، اسرار و اطلاعات و ادله پرونده‌هاي قضايي

ماده۱ـ دفترهاي مورد استفاده در شعب:

كليه مراجع قضايي مطابق مقررات مربوط بايد داراي دفاتر گوناگون ازجمله دفتر ثبت عرايض، دفتر ثبت لوايح، دفتر انديكاتور، دفتر اوقات، دفتر اموال مرتبط با پرونده، دفتر ارسال و مراسلات، دفتر مخصوص زندان و بازداشتي‌ها باشند و به ترتيب شماره و تاريخ، اقدام كنند و تا آخرين صفحه سفيد آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلم‌خوردگي، محو، الحاق يا كشيدن ورق يا سياه كردن اوراق خودداري ورزند.

تبصره ـ در صورتي كه هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهي رخ دهد با خط نازكي در هامش آن، مطلب صحيح را درج و از محو كردن اشتباه به وسيله لاك و غيره خودداري شود.

ماده۲ـ ثبت پرونده:

با وصول پرونده، بايگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست يا ثبت درخواست ثبت كند و براي اقدام قانوني به نظر مدير دفتر برساند. پس از صدور دستور قانوني از سوي شعبه و يا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعيين وقت براي بايگاني به بايگان تسليم شود. بايگان با توجه به كلاسه پرونده و سال بايد پرونده را بايگاني كند.

ماده۳ـ ارائه رسيد:

پس از وصول دادخواست اعم از نخستين، تجديدنظر و فرجام يا درخواست تجديدنظر، مدير دفتر يا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پيوست رسيد بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پيوست كند.

همچنين مدير دفتر يا جانشين وي بايد كليه اصول اسناد و لوايح و گزارشهاي رسيده را پس از ملاحظه قاضي و اخذ دستور، فوراً با رعايت ترتيب از حيث تاريخ ورود در دفتري كه براي ثبت آنها معين است، ثبت و رسيدي كه مشتمل بر شماره ثبت، تاريخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسليم‌كننده بدهد.

ماده۴ـ برگ‌شماري پرونده:

كليه اوراق و اسناد و لوايح و گزارشها بايد پس از ثبت، از سوي بايگان برگ‌شماري شود و شماره آن در ظهر هر برگ قيد و با درج مشخصات به امضاي وي برسد. اوراق مذكور بايد به ترتيب شماره و تاريخ وصول با نظم و تربيت به پرونده الصاق شود.

ماده ۵ ـ حفاظت از اسناد و مدارك مورد ادعاي جعل و اوراق متعلق به متهم:

درصورت وجود اسناد مورد ادعاي جعل و اوراق و نوشته‌هاي متعلق به متهم كه از محل بازرسي بدست آمده است، بايد پس از دستور كتبي قاضي پرونده تا تعيين تكليف نهايي و صدور حكم قطعي به صورت لاك و مهر شده در گاوصندوق نگهداري و مراتب اين موضوع در پرونده درج شود.

ماده۶ ـ نحوه تنظيم صورت‌مجلس آلات و ادوات مرتبط با پرونده‌هاي قضايي:

تا تعيين تكليف اشياء و اموال مرتبط با پرونده‌هاي قضايي از سوي مقام قضايي، بايد پس از درج شماره كلاسه بر اشياء و اموال فوق، صورت‌مجلسي در دو نسخه متضمن مشخصات هريك از اموال و اشياء برحسب نوع، تعداد، ميزان، اندازه، شماره سريال و محل نگهداري مطابق فرم پيوست تنظيم، يك نسخه پيوست پرونده و نسخه ديگر به انباردار يا مسوول نگهداري تحويل شود.

مسوول انبار يا تحويل گيرنده نيز موظف است مطابق صورت مجلس تنظيمي (فرم پيوست) يك نسخه از برگ انبار را به تحويل‌دهنده و يك نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.

ماده۷ـ حفاظت از اسناد سري و محرمانه دولتي:

درصورتيكه پرونده قضايي حاوي اسناد سري و محرمانه دولتي باشد تا زماني كه اسناد فوق، ضميمه پرونده است طبقه‌بندي آن پرونده، بالاترين طبقه‌بندي سند محسوب شده و بايد مطابق آيين‌نامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه‌بندي شده نگهداري شود و هرگونه اقدامي نسبت به اسناد مذكور از جمله ارسال و مراسلات نيز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذيرد.

ماده۸ ـ شرايط و نحوه نگهداري قبوض (اعم از سپرده، جزاي نقدي و. . .)

قبوض سپرده و ساير قبوض بايد نام و نام‌خانوادگي ذي‌نفع، شماره كلاسه پرونده و شعبه رسيدگي‌كننده بدون هرگونه قلم‌خوردگي و لاك‌گرفتگي توسط مدير دفتر درج و ضمن تنظيم صورت جلسه در پرونده نگهداري شود.

ماده۹ـ محل نگهداري دفترها و پرونده‌ها:

محل نگهداري اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي بايد مطابق ماده ۱۶(۲) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقاي رفتار سازماني در قوه قضائيه» ابلاغي از سوي رئيس قوه قضائيه باشد.

ماده۱۰ـ نحوه نگهداري پرونده‌ها:

پرونده‌ها بايد در فايلها و كمدهاي داراي قفل مطمئن نگهداري شود و امكان دسترسي مراجعان به آن ميسر نباشد و در پايان كار اداري بايد در كمدها و فايلها قفل شود. از تكثير كليد و يا واگذاري آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقودشدن هر يك از كليدها، قفل آن بي‌درنگ تعويض گردد.

ماده۱۱ـ قرار دادن پرونده در رديف:

بايگان موظف است پس از انجام دستور قضايي و يا انجام تكاليف قانوني، بلافاصله هر پرونده را در جاي مخصوص به خود ضبط و اكيداً از قرار دادن آنها بر روي ميز خودداري نمايد.

ماده۱۲ـ شرايط خروج پرونده:

خارج كردن پرونده از بايگاني و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه بايد مطابق ماده۴ (۳) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» صورت گيرد.

ماده۱۳ـ حفاظت از پرونده‌هاي حساس و مهم:

كليه شعبي كه به پرونده‌هاي حساس و مهم رسيدگي مي‌كنند بنا به تشخيص قاضي پرونده يا مراجع نظارتي بايد با هماهنگي حفاظت و اطلاعات تدابير حفاظتي بيشتري لحاظ نمايند و پرونده‌هاي مذكور هم در شعبه و هم در بايگاني راكد بايد در فايلها يا صندوقهاي رمزدار نگهداري شود.

ماده۱۴ـ كنترل پرونده‌ها هنگام جابجايي مديران دفاتر شعب:

درصورت تغيير محل خدمت مديران شعب مطابق ماده۳ (۴) « دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» عمل شود.

ماده۱۵ـ نحوه ارسال پرونده‌هاي مختومه به بايگاني راكد:

پس از اتمام كليه مراحل دادرسي و رسيدگي در شعبه مربوط و حصول اطمينان از اينكه هيـچ‌گونه اقدام ديگري از جمـله ابلاغ دادنامه به اصحـاب دعـوا، عدم ابلاغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محكوميت كيفري محكوم‌عليه به مراجع ذيصلاح، عدم ابلاغ رفع توقيف از وسيله نقليه تحت تعقيب يا وصول نامه آزادي متهم از زندان و عدم فك قرار وثيقه متهم و ...... وجود ندارد، پرونده‌ها بايد به موجب فهرستي كه داراي مشخصات اصحاب دعوا، كلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگ‌شماري انجام شده) كه پيوست مي‌باشد به بايگاني راكد ارسال و رسيد اخذ شود.

ماده۱۶ـ نحوه اقدام از سوي بايگاني راكد:

پس از وصول پرونده و ارائه رسيد، بايگان موظف است آن را به ترتيب شماره و سال و تاريخ در رديف خود ثبت و بايگاني كند.

تبصره ـ پرونده‌هايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي مي‌باشد بايد مطابق بالاترين طبقه‌بندي سند، وفق آيين‌نامه(۵) « طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي مصوب سال ۱۳۵۴» حفاظت و نگهداري شود.

ماده۱۷ـ شرايط حفاظت فيزيكي بايگاني راكد:

۱/۱۷ـ محل استقرار بايگاني راكد نبايد در كنار مكانهاي پر ترددي مثل نمازخانه، غذاخوري، تاسيسات حرارتي، برودتي و....... باشد و حتي‌الامكان بايد در طبقات تحتاني انتخاب شود و با نصب تابلوهاي هشداردهنده و موانع فيزيكي مناسب از ورود افراد غيرمجاز به محل فوق جلوگيري به عمل آيد.

۲/۱۷ـ داراي روشنايي و هواي مناسب باشد به گونه‌اي كه از تابش مستقيم نور آفتاب بر روي پرونده‌ها، رطوبت و حرارت زياد و حشرات موذي كه باعث پوسيدگي و از بين رفتن تدريجي اسناد و مدارك مي‌شود، به دور باشد.

۳/۱۷ـ كليه منافذ و راههاي ورودي پنهاني به طور كامل مسدود شود.

۴/۱۷ـ داراي دستگاه اعلام حريق و كپسولهاي اطفاي حريق (به تعداد مناسب و كافي) باشد.

۵/۱۷ـ از انباشتن اجناس و موادي كه در ارتباط با وظايف اصلي بايگاني نيست اجتناب شود.

۶/۱۷ـ محل بايگاني علاوه بر استحكام كافي درهاي آن، بايد داراي قفل سوئيچي با ضريب امنيتي بالا باشد.

۷/۱۷ـ سيم‌كشي برق، لوله‌هاي گاز، لوله‌هاي آب، دودكشها بايد مرتباً از نظر ايمني كنترل شوند.

۸/۱۷ـ كليد ورودي بايگاني بايد محدود و تنها در اختيار مسوول و جانشين بايگاني باشد و از تكثير آن و همچنين از سپردن كليد به افراد غيرمجاز و گذاردن آن در محلهاي قابل دسترسي خودداري شود.

فصل دوم

شرايط دسترسي به اسناد و اطلاعات و ارسال و مراسلات پرونده‌هاي قضايي

ماده ۱۸ـ شرايط ملاحظه پرونده‌هاي قضائي توسط وكلا، كارشناسان و اصحاب دعوا:

ملاحظه پرونده‌هاي قضائي توسط وكلاء، كارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرايط ذيل و رعايت تبصره ماده ۱۲۸ (۶) و ماده ۱۹۰ (۷) « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» امكان‌پذير است:

۱/۱۸ـ تقاضاي كتبي متقاضي بايد به نظر قاضي برسد و با دستور كتبي وي باشد.

۲/۱۸ـ هويت و سمت متقاضي قبلاً احراز شده باشد.

۳/۱۸ـ پرونده برگ شماري شده باشد.

۴/۱۸ـ ملاحظه پرونده در حضور قاضي يا مدير دفتر يا اعضاي دفتري صورت پذيرد.

۵/۱۸ـ در خاتمه ملاحظه، گواهي خاتمه دسترسي تكميل و ضميمه پرونده شود.

۶/۱۸ـ تحويل دهنده از اعاده پرونده با تمامي اوراق و ادله و مدارك تحويلي اطمينان حاصل نمايد و ذيل گواهي خاتمه دسترسي را تائيد كند.

تبصره: پرونده‌هايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا يا كارشناس يا وكيل پرونده بنا به تشخيص قاضي پرونده ضروري باشد در ذيل گواهي خاتمه دسترسي، ملاحظه اسناد مذكور درج شود.

ماده۱۹ـ شرايط اخذ رونوشت اوراق پرونده‌هاي قضايي:

اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت‌جلسه‌هاي آن بايد با رعايت مقررات قانوني از سوي طرفين پرونده و زيرنظر مستقيم مدير دفتر، پس از احراز هويت متقاضي صورت گيرد و پس از تحويل رونوشت اوراق ذيل درخواست متقاضي از وي رسيد گرفته شود.

ماده۲۰ـ موارد ممنوعيت ارائه رونوشت:

۱/۲۰ـ ارائه تصوير و يا رونوشت اسناد و مداركي كه نسبت به آنها ادعاي جعليت شده مادام كه به موجب حكم قطعي نسبت به آنها تعيين تكليف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه كه در اين‌صورت در حاشيه آن بايد تصريح شود كه نسبت به اين سند ادعاي جعليت شده‌است. (۸)

۲/۲۰ـ ارائه تصوير يا رونوشت اسناد سري و محرمانه دولتي و يا اسناد و مداركي كه در آن مسائل اخلاقي و اسرار خصوصي اشخاص ذكر شده‌است و يا برخلاف عفت عمومي است و يا پرونده در مرحله تحقيقات مقدماتي باشد ممنوع است.

۳/۲۰ـ ارائه رونوشت يا تصوير دادنامه پيش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.

ماده۲۱ـ ممنوعيت انتشار و افشاي جريان رسيدگي و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:

مطابق مواد ۱۰۳(۹) و ۱۲۸ و تبصره آن(۱۰) و ۱۸۸(۱۱) و ۲۲۵(۱۲) قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده، حضور اشخاص غيرمجاز، انتشار و افشاي جريان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غيرعلني دادگاه و تحقيقات مقدماتي، مصاحبه و اظهار عقيده درخصوص برائت يا مجرميت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پرونده‌هاي قضايي درحضور اشخاصي فاقد سمت و صلاحيت در محل كار و خارج از محل كار ممنوع است.

ماده۲۲ـ حفاظت از سوابق محكومان:

۱/۲۲ـ هنگام معرفي متهمان به زندان بايد از فرمهاي مربوط مطابق بخشنامه ۲۸۱۰/۸۰/۱ (۱۳) مورخه ۱۷/۲/۱۳۸۰ ابلاغ شده از سوي رئيس قوه قضائيه به همراه زنداني يا دادنامه قطعي يا غيرقطعي ارسال شود و در صورت محكوميت قطعي به حبس يا محروميت از حقوق اجتماعي يا حد، حداكثر ظرف يك ماه مراتب پس از تكميل فرم مربوط به اداره سجل قضايي ارسال شود. همچنين مطابق بخشنامه شماره ۱۳۵۳/۷۹/۱(۱۴) مورخه ۷/۲/۱۳۷۹ ابلاغي رئيس قوه قضائيه نسخه‌اي از كليه احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرايي كشور به سازمان بازرسي كل كشور ارسال گردد.

۲/۲۲ـ كليه شعب بايد داراي دفتر مخصوص ثبت اسامي زندانيان باشند و نيز كليه پرونده‌هاي زنداني‌دار بايد داراي برچسب و علامت زنداني‌دار باشد.

۳/۲۲ـ قضات اجراي احكام يا قضات دادگاه رسيدگي كننده به پرونده در صورت اعزام و يا دستور آزادي متهم يا محكوم عليه بايد از انتقال يا آزادي متهم يا محكوم عليه كتباً اطمينان حاصل كنند.

ماده۲۳ـ شرايط واگذاري اسناد و اطلاعات پرونده‌هاي قضايي به سازمانها و موسسات دولتي:

ارائه هرگـونه اطلاعـات و اسناد پرونده‌هاي قضايـي به سازمانهـا و موسسـات دولتي به‌استثناي مواردي كه قانون مشخص نموده، ممنوع است.

ماده۲۴ـ شرايط واگذاري پرونده‌هاي قضايي براي انجام تحقيقات به ضابطان:

۱/۲۴ـ ارسال اصل اسناد و مدارك پرونده‌هاي قضايي به مراجع انتظامي و ساير ضابطان ممنوع است و در مواردي كه بدون ملاحظه اسناد و مدارك انجام وظيفه براي ضابطان مقدور نباشد بايد بدل پرونده تهيه و به مرجع مزبور تحويل شود و پرونده در وقت نظارت قرارگيرد.

۲/۲۴ـ بدل پرونده توسط مدير دفتر يا جانشين وي با تهيه كپي از تمام صفحات يا اوراق مهم پرونده صورت مي‌گيرد.

ماده۲۵ـ اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:

۱/۲۵ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي، مديران دفاتر بايد آن را برگ شماري نموده پس از تهيه بدل، طي مكاتبه‌اي كه حاوي تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشاني كامل و صحيح فرستنده و گيرنده آن را لاك و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مكاتبه نيز به عنوان سابقه نگهداري شود.

۲/۲۵ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي و نظارتي بايد به نحوي اقدام شود كه موجبات اطاله دادرسي و يا بلاتكليفي زنداني را فراهم نسازد.

۳/۲۵ـ در زمان ارسال كليه پرونده‌هاي حساس و مهم پس از تهيه بدل پرونده بايد از پلمپ‌هاي يك‌بار مصرف كه داراي شماره سريال و عنوان دستگاه در روي آن درج شده‌باشد، استفاده و توسط پيك ارسال شود.

۴/۲۵ـ ارسال اشياي حجيم بايد درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق ساير لفافها بسته‌بندي شود.

۵/۲۵ـ درصورت هرگونه تغيير و يا دستكاري، بي‌درنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.

ماده۲۶ـ خروج پرونده از اتاق بايگاني:

كليه پرونده‌هاي قضايـي بايد داراي كارتكس جايگزين باشد و درصورتـي كه پرونده به هر دليلي از اتاق بايگاني خارج شود مسوول بايگاني موظف است كارتكس مذكور را تكميل و جايگزين پرونده مربوط سازد.

ماده۲۷ـ نظارت بر ارسال پرونده از طريق سيستم پستي:

پرونده‌هايي كه از طريق پُست (ترجيحاً پست قضايي) ارسال مي‌شود، بايد با تمهيدات حفاظتي متمايز نسبت به ساير محموله‌هاي پستي صورت گيرد و از سوي حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبه‌اي نسبت به روند ارسال و مراسلات مذكور صورت پذيرد.

ماده۲۸ـ ارسال پرونده به ماشين‌نويسي:

ارسال پرونده به ماشين‌نويسي به منظور تايپ دادنامه و ساير مكاتبات ممنوع مي‌باشد.

ماده۲۹ـ نحوه تنظيم صورتجلسات:

كليه صورتجلسات بايد مطابق ماده ۱۵۸(۱) « قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» تنظيم و از نوشتن بين سطور و تراشيدن كلمات، امتناع و ذيل كليه صورتجلسات به امضاي قاضي پرونده ـ با ذكر مشخصات وي ـ و امضاي اشخاص مورد تحقيق برسد.

فصل سوم:

وظايف و مسووليتها

ماده۳۰ـ وظايف قضات و مديران دفاتر شعب و روساي واحدهاي قضايي:

۱/۳۰ـ مسووليت نظارت بر كليه كاركنان شعبه درخصوص رعايت مقررات حفاظتي پيرامون اسناد، اطلاعات و پرونده‌هاي قضايي بر عهده رئيس شعبه يا قاضي مربوط مي‌باشد.

۲/۳۰ـ روساي واحدهاي قضايي در راستاي اجراي دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همكاري با حفاظت و اطلاعات مي‌باشند.

۳/۳۰ـ مدير دفتر شعبه موظف است بر عملكرد منشي دادگاه و بايگان شعبه و ساير كاركنان درخصوص نحوه تنظيم و نگهداري كليه دفاتر از جمله دفتر تعيين اوقات، ثبت دادنامه، ثبت لوايح، ثبت عرايض، انديكاتور و ... و وضعيت اوراق و اسناد و پرونده‌ها، مهرها و ساير مدارك نظارت نمايد.

۴/۳۰ـ هرگونه فقدان، سرقت و اختفاي اوراق و پرونده‌ها بايد بلافاصله به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.

۵/۳۰ـ مسووليت ايجاد امكانات و تامين تجهيزات به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، مدارك و پرونده‌ها از وظايف روساي واحدهاي قضايي مي‌باشد.

ماده۳۱ـ وظايف حفاظت و اطلاعات:

به منظور نظارت برحُسن اجراي اين دستورالعمل، حفاظت و اطلاعات موظف است:

۱/۳۱ـ به صورت نوبه‌اي يا حداقل يك نوبت در سال از اقدامات تاميني در جهت حفظ اسناد و مدارك و ادله و اطلاعات، از كليه دفاتر شعب با هماهنگي روساي مراجع قضايي بازرسي نموده و از نتيجه كار، گزارش تهيه كند.

۲/۳۱ـ در صورت تخريب، ربوده شدن، مفقود يا معدوم شدن اسناد، اوراق و دفاتر و پرونده‌ها در نتيجه اهمال و سهل‌انگاري، حفاظت و اطلاعات مربوطه موظف است در اين خصوص تحقيق لازم معمول و متخلف يا متخلفان را به مراجع ذيصلاح معرفي كند.

۳/۳۱ـ پيگيري و تحقيق در مورد تخلفات حفاظتي و جرايم و معرفي متخلف يا مجرم به مراجع قانوني ذيصلاح.

۴/۳۱ـ نظارت بر نحوه عملكرد كاركنان و توجيه آنان با همكاري روساي واحدهاي قضايي.

۵/۳۱ـ اعمال نظارت بيشتر درخصوص كارمنداني كه به پرونده‌هاي مهم دسترسي دارند.

ماده۳۲ـ بودجه دستورالعمل:

بودجه موردنياز براي اجراي اين دستورالعمل ظرف يك ماه از ابلاغ آن، توسط مركز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوي معاونت اداري ـ مالي قوه قضائيه تامين و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهاي قضايي مربوط هزينه خواهدشد.

ماده۳۳ـ اين دستورالعمل شامل ۱ مقدمه و ۳۳ ماده و ۳ تبصره در تاريخ۲۱/۸/۱۳۸۵ به تصويب رئيس قوه قضائيه رسيده‌است.

---

۱ـ اصل ۱۵۹ قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران:

مرجع رسمي تظلمات و شكايات دادگستري است. تشكيل دادگاهها و تعيين صلاحيت آنها منوط به حكم قانون است.

(۲)ـ ماده ۱۶ـ دستورالعمل ساماندهي تردد مراجعين:

اجراي دقيق دستورالعمل‌هاي حفاظتي تدوين شده از سوي مركز حفاظت و اطلاعات كل قوه قضائيه به شرح ذيل ضروري مي‌باشد:

الف) رفع نواقص و مختصات فيزيكي محاكم اعم از: امكان نفوذ غيرمجاز به بخشهاي مختلف ساختمانهاي واحدهاي قضايي در ساعات اداري و غيراداري از سوي افراد فاقد صلاحيت و همچنين امكان استنساخ از اسناد و مدارك و سرقت آنها يا معدوم نمودن يا امكان آتش‌سوزي عمدي و امثالهم.

ب) استقرار دفترهاي، اسناد، مدارك، پرونده‌ها، رايانه‌ها و ملزومات مربوطه در محل مناسب، دور از دسترسي افراد فاقد صلاحيت.

ج) تحويل فوري « ملزومات و مشكوفات مرتبط با پرونده» به انبار واحد قضايي و ساماندهي امر تحويل و تحول و ورود و خروج از آنها از انبار و همچنين دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روي هر يك از لوازم انتقالي به انبار.

د) رعايت دقيق آيين‌نامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و نحوه تعيين طبقه‌بندي اسناد طبقه‌بندي شده (مصوب سال ۱۳۵۴) با عنايت به تعامل انواع مرتبطين با محاكم اعم از « سربازان، ضابطين، نيروهاي شركتي، محققين، وكلا، كارآموزان و ارباب دعوا» و دقت در صلاحيت هر يك از ايشان در دسترسي به اسناد و پرونده‌ها با رعايت شان مشاراليهم و طبقه‌بندي حفاظتي هر پرونده و سند.

تبصره ـ شوراي حفاظت و اطلاعات استان كه به رياست رئيس كل دادگستري استان و عضويت اعضاي شوراي قضائي استان تشكيل مي‌گردد، نظارت لازم را بر اجراي مفاد اين ماده به عمل خواهدآورد. دبير اين شورا، رئيس حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان مي‌باشد.

(۳) ـ ماده ۴ ـ دستورالعمل ساماندهي تردد مراجعين:

« خارج كردن پرونده‌ها از شعب دادسراها و دادگاهها، حتي توسط قضات ممنوع بوده و در صورت ضرورت، با برگ‌شماري و تهيه بدل و تسليم رسيد به مسوول مربوط امكان‌پذير خواهدبود ليكن خروج پرونده‌هاي مهمه ملي و بين‌المللي ـ كه براي دادرسان آنها ابلاغ ويژه صادر مي‌گردد، از شعبه رسيدگي كننده مطلقاً ممنوع بوده و لازم اسـت مكان منـاسب مورد تاييد حفاظت و اطلاعات، جهت استقرار دادرس و همكاران وي پيش‌بيني شود.»

۴ـ ماده۳ـ دستورالعمل ساماندهي تردد مراجعين:

از هر گونه جابجايي بي‌مورد مديران دفترهاي پرهيز گرديده و در قبال آن با برنامه زمانبندي شده، نسبت به جابجايي دوره‌اي مديران دفترها و كاركنان شعب در جهت پيشگيري از وقوع جرم اقدام گردد. همچنين هرگونه جابجايي مديران دفترها به اطلاع حفاظت اطلاعات رسيده، پس از كنترل دقيق اسناد و پرونده‌هاي شعبه مربوط و صورت جلسه تحويل و تحول پرونده و اسناد مربوطه، به صورت دقيق تنظيم و به امضاي هر دو مدير دفتر برسد. همچنين درخصوص تعيين تكليف پرونده‌هايي كه احياناً مفقود يا ناقص گرديده است، اقدام لازم صورت پذيرفته و به مقامات ذيصلاح گزارش گردد.

۵ـ آيين‌نامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي مصوب ۱۳۵۴:

ماده۱: اسناد سري و محرمانه دولتي به اعتبار مقدار مراقبتي كه بايد در حفظ آنها بشود به چهار طبقه تقسيم مي‌شوند:

طبقه اول ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها به اساس حكومت و مباني دولت ضرر جبران‌ناپذيري برساند.

طبقه دوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها منافع عمومي و امنيت ملي را دچار مخاطره كند.

طبقه سوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجراي وظايف اساسي آنها را ناممكن كند.

طبقه چهارم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلي يك سازمان بشود يا با مصالح اداري آن سازمان مغاير باشد. اسناد سري در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوم و چهارم قرار مي‌گيرند (اسناد طبقه اول با عنوان به كلي سري و اسناد طبقه دوم با عنوان سري و اسناد طبقه سوم با عنوان خيلي محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوان محرمانه مشخص مي‌شود).

تبصره ـ كلمه سازمان در اين آيين‌نامه به جاي وزارت‌خانه و موسسه دولتي و وابسته به دولت و شركت دولتي به كار رفته است.

ماده۸ ـ اسناد طبقه اول و دوم بايد در صندوق‌هاي نسوزي كه حداقل به قفل رمز سه چرخي و در موارد استثنايي شش اهرمي مجهز باشند، نگاهداري شوند.

ماده۹ـ اسناد طبقه سوم بايد در صندوق فلزي يا قفسه‌هاي كشوئي فلزي (فايل كابينت) نگاهداري شوند، در مواردي كه رعايت اين ترتيب مقدور نباشد، استفاده موقت از صندوق يا گنجه چوبي كه به ميله‌هاي فلزي و قفل مطمئن مجهز باشد جايز خواهدبود.

ماده۱۰ـ محل بايگاني اسناد طبقه اول و دوم و سوم بايد محفوظ و در غير مواقعي كه مراجعه به اين اسناد لازم است مقفل باشد. كسي كه مسووليت نگاهداري اسناد مذكور را عهده‌دار است بايد در پايان كار اداري با بازرسي محل از اجراي مقررات مربوط به نگاهداري اسناد مذكور و مقفل بودن محفظه آنها مطمئن شود.

ماده۱۱ـ اسناد طبقه چهارم بايد در محلي كه خارج از دسترس اشخاص غيرمجاز باشد نگاهداري شوند.

۶ـ تبصره ماده۱۲۸ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري: در مواردي كه موضوع جنبه محرمانه دارد يا حضور غير متهم به تشخيص قاضي موجب فساد گردد و همچنين درخصوص جرايم عليه امنيت كشور حضور وكيل در مرحله تحقيق با اجازه دادگاه خواهدبود.

۷ـ ماده۱۹۰ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري:

در مواردي كه تحقيقات تكميل و براي انجام محاكمه وقت تعيين شده باشد متهم يا وكيل او حق دارند پيش از شروع محاكمه به دفتر دادگاه مراجعه و از محتويات پرونده اطلاعات لازم را تحصيل كنند.

۸ـ ماده۲۲۲ قانون آئين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور مدني.

۹ـ ماده۱۰۳ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري.

از اوراق و نوشته‌ها و ساير اشياي متعلق به متهم، فقط آنچه كه راجع‌به واقعه جرم است تحصيل و در صورت لزوم به شهود تحقيق ارائه مي‌شود و قاضي مكلف است در مورد ساير نوشته‌ها و اشياء متعلق به متهم با كمال احتياط رفتار نموده و موجب افشاي مپيوستون و محتواي آنها كه ارتباط به جرم ندارد نشود.

۱۰ـ ماده۱۲۸ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري:

متهم مي‌تواند يك نفر وكيل همراه خود داشته باشد. وكيل متهم مي‌تواند بدون مداخله در امر تحقيق پس از خاتمه تحقيقات مطالبي را كه براي كشف حقيقت و دفاع از متهم يا اجراي قوانين لازم بداند به قاضي اعلام نمايد. اظهارات وكيل در صورت‌جلسه منعكس مي‌شود.

تبصره ـ در مواردي كه موضوع جنبه محرمانه دارد يا حضور غيرمتهم به تشخيص قاضي موجب فساد گردد و همچنين درخصوص جرايم عليه امنيت كشور حضور وكيل در مرحله تحقيق با اجازه دادگاه خواهدبود.

۱۱ ـ ماده۱۸۸ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري:

محاكمات دادگاه علني است به استثناي موارد زير به تشخيص دادگاه:

۱ـ اعمال منافي عفت و جرايمي كه برخلاف اخلاق حسنه است.

۲ـ امور خانوادگي يا دعاوي خصوصي به درخواست طرفين.

۳ـ علني بودن محاكمه مخلّ امنيت يا احساسات مذهبي باشد.

۱۲ـ ماده ۲۲۵ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري:

رسيدگي به جرايم اطفال علني نخواهدبود، در دادگاه فقط اولياء و سرپرست قانوني طفل و وكيل مدافع و شهود و مطلعين و نماينده كانون اصلاح و تربيت كه دادگاه حضور آنان را لازم بداند حاضر خواهند شد. انتشار جريان دادگاه از طريق رسانه‌هاي گروهي و يا فيلمبرداري و تهيه عكس و افشاي هويت و مشخصات طفل متهم ممنوع و متخلف به مجازات قانوني مندرج در ماده ۶۴۸ قانون مجازات اسلامي محكوم خواهدشد.

۱۳ـ بخشنامه به واحدهاي قضايي سراسر كشور (شماره ۲۸۱۰/۸۰/۱ مورخ ۱۷/۲/۱۳۸۰)

به منظور شناسايي دقيق معرفي شدگان به زندانها و ايجاد رويه يكسان در نحوه معرفي آنان و نيز ابلاغ دادنامه و اعلام محكوميت، جهت درج (در) پيشينه محكومان زنداني، مطالعاتي انجام شد و با كسب نظرات مختلف و از جمله كارشناسان دفتر طرح و برنامه، طرح‌هاي سه‌گانه‌اي تهيه، كه نمونه آن جهت تكثير و استفاده از آن در موارد لازم، به پيوست فرستاده مي‌شود. واحدهاي قضايي، بعد از اين بايد از به كاربردن فرم‌هاي سابق خودداري كنند و در مواقع اعزام و تحويل متهمان به بازداشتگاه و ابلاغ دادنامه و اعلام قطعيت يا عدم آن به منظور درج در سوابق زندانيان، از نمونه‌هاي چاپي پيوستي استفاده و با تكميل هريك (حسب مورد) همراه زنداني يا دادنامه قطعي يا غيرقطعي به زندان بفرستند؛ بنابراين، لازم است به تعداد كافي چاپ و يا تكثير، در اختيار شعب محاكم (و) واحدهاي اجرايي تابع، قرار دهيد تا در مواقع لازم مورد استفاده قرار دهند.

۱۴ـ بخشنامه به روساي كل محترم دادگستري‌هاي سراسر كشور (شماره:۱۳۵۳/۷۹/۱ مورخ ۷/۲/۱۳۷۹) نظر به لزوم اطلاع از كيفيت توجه و اجراي قانون توسط مديران اجرايي در دستگاهها و ضرورت جمع‌آوري اطلاعات در اين زمينه به منظور اعمال نظارت موثر و ارائه ارزيابي صحيح از عملكرد آنان، لازم است از ۱/۱/۱۳۷۹ نسخه‌اي از كليه احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرايي كشور به سازمان بازرسي كل كشور جهت بهره‌برداري و اعمال در بانك اطلاعات مديران ارسال شود. مفاد اين بخشنامه را به كليه شعب محاكم عمومي و انقلاب، ابلاغ فرماييد.

رئيس حوزه رياست قوه قضائيه ـ عبدالرضا ايزدپناه

منبع : روزنامه رسمي كشور